Una competencia para enfrentar el futuro

María Silvia Nucifora de Carrasco, Adriana Stronati, Patricia Mennella

Tener nociones de gerenciamiento hace la diferencia en el marco de la permanente mutación de nuestra profesión.

Cuando las reglas de juego cambian es importante dedicar un mayor esfuerzo a nuestra formación. Sin importar la actividad que desarrollemos, día a día debemos competir con otros profesionales, que no son solo locales y que muchas veces están mejor preparados que nosotros; pares que han invertido tiempo y esfuerzo en organizarse, en mejorar su gestión y en perfeccionarse a nivel profesional.

Los cambios se dan cada vez con mayor velocidad; frente a ellos debemos estar cada vez más atentos y responder con la misma rapidez. 

Las diferencias solo las hacen las personas
Deberíamos incorporar a nuestros conocimientos y habilidades una verdadera actitud activa. Ningún crecimiento puede sostenerse en el tiempo sin un profundo conocimiento técnico y una especialización destacada y diferenciada.  

En el área en la que estamos involucrados, la prestación de servicios, las variables que entran en juego son independientes del bien físico y tienen que ver con un lenguaje de sensaciones. 

El conocimiento es el único recurso que proporciona ventaja competitiva sostenible. Mientras los productos pueden almacenarse y se los compra tal cual son, los servicios se contratan una vez que sus beneficios son transmitidos a través de una relación previa, una interacción entre el futuro o potencial cliente y quien los presta. El cliente participa en el proceso; por lo tanto, existe un importante componente subjetivo, y los resultados son generalmente intangibles y difíciles de medir.

Los clientes nos contratan, y sus requerimientos —qué necesitan, qué esperan recibir y cómo— involucran al producto final, resultado del servicio solicitado. En sus mentes se crea una imagen de cómo debe ser la relación que establece con su arquitecto y el resultado de ésta pesará al momento de una nueva contratación. Muchas veces, tanto como el resultado del producto y/o servicio adquiridos.

Las relaciones con el cliente son positivas cuando éste detecta que interpretamos el producto y/o servicio que espera, que lo mantenemos siempre informado, que le resolvemos los problemas que puedan surgir y le inspiramos confianza.

Los proyectos son llevados a cabo por equipos que se forman al comenzar y se disuelven cuando un proyecto termina y se logran los objetivos. Equipos en los que participan asesores, proveedores y contratistas. 

El gerente de proyecto es la persona que con visión amplia coordina a todos los integrantes del equipo, analiza, planifica, contrata, controla el cumplimiento de los contratos y realiza el cierre final del proyecto. Su función más relevante es la de la comunicación, integrando todas las herramientas que permitan el feedback entre todos los actores.

Así como un director de orquesta debe lograr que una pieza sea ejecutada con armonía, conocer de técnicas de orquestación, conocer cómo se ejecutan los instrumentos y coordinar en forma armoniosa una melodía, llevando a tiempo el compás, indicando la entrada de los grupos instrumentales individuales, marcando los acentos dinámicos; el project manager debe lograr que el proyecto se realice de acuerdo a lo planeado, tener experiencia en alguna de las áreas y en técnicas de gerenciamiento de proyectos, conocer cómo se realizan los diferentes trabajos y coordinar la obra haciendo que se cumpla con los tiempos y los costos, negociando con todos los actores, evaluando desvíos e implementando acciones correctivas.

Dia a día nos enfrentamos, sobre todo en la etapa de obra, con dificultades que se traducen en demoras, en deficiente calidad de algunos trabajos, incumplimientos de contratos, sobre-precios, riesgos no previstos.

Incorporar las competencias del gerenciamiento nos permite no solo ofrecer este servicio al cliente, sino que nos forma como profesionales y nos da herramientas y técnicas para evitar estos problemas o, llegado el caso, afrontarlos con mayor expertise. 

El gerenciamiento
Es necesaria una mejor gestión de la planificación, del control, del manejo de los recursos y de la comunicación.

Como gerente de proyecto asumimos la responsabilidad total de la marcha del proyecto, identificando a todos los involucrados, los que están activamente implicados (cliente, sociedad, contratistas, equipo de trabajo en general) y aquellos cuyos intereses puedan verse afectados.

Aplicamos conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas del cliente, equilibrando sus demandas en cuanto a alcance, plazos, costes y calidad. 

¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo, con quién hacerlo, cuánto invertir, en cuánto tiempo…? Estos son algunos de los interrogantes que nos planteamos al encarar un proyecto; y estas decisiones, que se toman en los primeros momentos, son las que juegan la suerte de los proyectos. 

Para analizar estos temas debemos destinar una parte importante de nuestro tiempo a determinar con precisión el alcance y los objetivos del proyecto, a analizar los recursos y estrategias necesarios para su cumplimiento. El correcto diseño de la organización para la ejecución de un proyecto, su correcta implementación y el compromiso de todos sus participantes con principios de cooperación mutua, transparencia y ética en sus relaciones técnicas, comerciales y humanas, agrega valor y genera mayores beneficios para todo el equipo.

La incorporación del gerente de proyectos y/o de la construcción nos permite aumentar el valor en un proyecto y reducir costos.

Entre los beneficios del gerenciamiento encontramos: 

• Detección temprana de problemas;

• Mejor asignación de responsabilidades;

• Mejor asignación y uso de los recursos;

• Mejor integración de los equipos de trabajo;

• Mejor control del proyecto;

• Menor cantidad de cambios y adicionales;

• Mejor control de costos;

• Mejora la atención del cliente;

• Disminución de los riesgos e incertidumbres;

• Mejora de la calidad;

• Menor conflictividad.

El Gerenciamiento de Proyectos es un modelo de gestión; no olvidemos que el mercado es cada vez más competitivo, y por lo tanto las empresas deben optimizar su gestión, modificando sus prácticas y creencias arraigadas en su cultura. Es una tarea con sólidos contenidos estratégicos, es decir que es necesario pensar globalmente y actuar localmente.

Incluir técnicas de gerenciamiento nos ayuda a evitar:

• La disconformidad de los clientes;

• Mayores costos a los previstos;

• Fallas en el producto o servicio;

• Deficiente administración del proyecto;

• Falta de método;

• Falta de comunicación entre los actores;

• Falta de optimización de los recursos, incluidos los humanos.

Insertarse en esta metodología de trabajo para ejecutar los proyectos nos permite tener un mayor control sobre este, liderar equipos de trabajo más comprometidos con los objetivos y resultados, y posicionarnos hacia el futuro.

Todo lo que no cambia muere
Decidirnos a cambiar no es tan simple: todo proceso de cambio nos produce en primera instancia una sensación de crisis.  

Las crisis son el resultado de lo que hacen las personas, pero muchas veces son el resultado de lo que no hacen. Debemos producir el cambio antes de que sea tarde, y así prepararnos para competir.

Todo cambia en el mundo a gran velocidad. Por eso debemos responder no solo con nuestro pensamiento, es decir, analizando qué podemos hacer para ponernos a tiro, sino también con nuestras acciones. 

Tengamos en cuenta que la mente es como el paracaídas, si no se abre no funciona.